Jak często używasz zwrotu „nie mam czasu" w swoim życiu? Zdecydowanie nadużywamy tego sformułowania. Mamy tendencję do wiecznego narzekania, a w dodatku bierzemy na siebie zbyt wiele obowiązków, które z czasem przytłaczają i nie wiadomo jak wybrnąć z tej listy niekończących się zadań do zrobienia.
Wyciągamy kartkę papieru i siadamy do tworzenia listy zadań...
W połowie już odechciewa się jej uzupełniać, bo zadań do zrobienia jest tyle, że czujesz się jeszcze bardziej sfrustrowany niż wcześniej.
Co może nas zniechęcić do tworzenia list TO DO:
- zbyt duża ilość zadań,
- brak ustalania priorytetu danych czynności,
- nieczytelny lista,
- wrażenie, że lista się wydłuża zamiast skracać,
- pomieszanie obowiązków prywatnych z zawodowymi, co zwykle wprowadza ogólny chaos
Jakie są korzyści z prowadzenia list zadań do zrobienia?
- mamy przejrzystość swoich obowiązków i zadań do wykonania,
- na pewno taka lista przyczynia się do zmniejszenia stresu w obawie o zapomnieniu o danej czynności, którą mieliśmy wykonać. Wszystko jest zapisane na papierze i nic nie ucieknie!
- to, co najważniejsze – lista pozwala spojrzeć na wszystkie zadania ‘z góry’, dzięki czemu łatwo ustalimy priorytet wykonywanych zadań,
- lista zdecydowanie pomaga w organizacji naszego czasu. Czasami bywa koniecznym narzędziem do prawidłowego funkcjonowania.
Kilka rad, by uczynić twoje listy zadań bardziej efektywnymi
1. Nie ładuj wszystkich zadań na jedną listę! Chaos i jeszcze raz chaos... warto podzielić zadania najpierw na kategorie, czyli np. Sprawy prywatne zapisujemy na innej liście niż zawodowe. Kolejna rzecz to nadmierne przeładowanie takiej listy zadaniami, na którą w ogóle nie chce się patrzeć. Staraj się wypisywać nie więcej niż 6-7 zadań w danej kategorii w określonym czasie.
2. Warto oszacować czas potrzebny do wykonania danych czynności. Będziemy mogli wtedy ocenić, czy np. uda nam się wykonać wszystkie czynności w ciągu jednego dnia, a także zacząć od tych, które wymagają najmniej czasu i dzięki temu skrócić listę – nic tak nie satysfakcjonuje, jak wykreślenie zamaszystym ruchem wykonanych zadań z poczuciem wykonanej misji.
3. Ustalanie priorytetów – oznacz zadania, które są pilne i do wykonania w pierwszej kolejności. Określ również czynności ważne, które możesz wykonać w drugiej kolejności. Czynności, które możesz odłożyć w czasie i nic się nie staniem, oznacz niskim priorytetem, np. zapisanie się na kurs języka obcego (czas bliżej nieokreślony).
 |
4. Nie dodawaj do swojej listy codziennych zadań celów długoterminowych. Niepotrzebnie uczynią Twoją listę mniej czytelną i pozornie ją wydłużą. Cele miesięczne lub roczne możesz zapisać na tzw. mapach celów. Podziel swoje zadania na codzienne, tygodniowe i miesięczne, wpisując je na odpowiednie listy. Nie ograniczaj się do jednego szablonu.
 |
Każda minuta planowania pozwala zaoszczędzić nawet dziesięć minut na wykonaniu danego zadania! Efekt takiej listy jest niemal natychmiastowy. Można poczuć większą kontrolę nad swoim dotychczasowym życiem i ustabilizować je na wszystkich płaszczyznach. Dzięki listom rzeczy do zrobienia możesz zobaczyć, jak wygląda rozłożenie Twojej uwagi na życie prywatne i zawodowe i zbilansować je w razie potrzeby.
Mam nadzieję, że przekonałam Cię, jak ważnym narzędziem w planowaniu czasu jest szablon listy TO DO. A być może już od dawna używasz takiej listy? Podziel się swoją opinią w komentarzu 😉
Brak komentarzy