Jak zwiększyć swoją produktywność za pomocą listy rzeczy do zrobienia TO DO?

Lita to do do druku

Jak często używasz zwrotu „nie mam czasu" w swoim życiu? Zdecydowanie nadużywamy tego sformułowania. Mamy tendencję do wiecznego narzekania, a w dodatku bierzemy na siebie zbyt wiele obowiązków, które z czasem przytłaczają i nie wiadomo jak wybrnąć z tej listy niekończących się zadań do zrobienia.

Wyciągamy kartkę papieru i siadamy do tworzenia listy zadań... 

W połowie już odechciewa się jej uzupełniać, bo zadań do zrobienia jest tyle, że czujesz się jeszcze bardziej sfrustrowany niż wcześniej. 

Co może nas zniechęcić do tworzenia list TO DO:
- zbyt duża ilość zadań,
- brak ustalania priorytetu danych czynności,
- nieczytelny lista,
- wrażenie, że lista się wydłuża zamiast skracać,
- pomieszanie obowiązków prywatnych z zawodowymi, co zwykle wprowadza ogólny chaos

Jakie są korzyści z prowadzenia list zadań do zrobienia?
- mamy przejrzystość swoich obowiązków i zadań do wykonania,
- na pewno taka lista przyczynia się do zmniejszenia stresu w obawie o zapomnieniu o danej czynności, którą mieliśmy wykonać. Wszystko jest zapisane na papierze i nic nie ucieknie!
- to, co najważniejsze – lista pozwala spojrzeć na wszystkie zadania ‘z góry’, dzięki czemu łatwo ustalimy priorytet wykonywanych zadań,
- lista zdecydowanie pomaga w organizacji naszego czasu. Czasami bywa koniecznym narzędziem do prawidłowego funkcjonowania.

Kilka rad, by uczynić twoje listy zadań bardziej efektywnymi 

1. Nie ładuj wszystkich zadań na jedną listę! Chaos i jeszcze raz chaos... warto podzielić zadania najpierw na kategorie, czyli np. Sprawy prywatne zapisujemy na innej liście niż zawodowe. Kolejna rzecz to nadmierne przeładowanie takiej listy zadaniami, na którą w ogóle nie chce się patrzeć. Staraj się wypisywać nie więcej niż 6-7 zadań w danej kategorii w określonym czasie.


2. Warto oszacować czas potrzebny do wykonania danych czynności. Będziemy mogli wtedy ocenić, czy np. uda nam się wykonać wszystkie czynności w ciągu jednego dnia, a także zacząć od tych, które wymagają najmniej czasu i dzięki temu skrócić listę – nic tak nie satysfakcjonuje, jak wykreślenie zamaszystym ruchem wykonanych zadań z poczuciem wykonanej misji.

3. Ustalanie priorytetów – oznacz zadania, które są pilne i do wykonania w pierwszej kolejności. Określ również czynności ważne, które możesz wykonać w drugiej kolejności. Czynności, które możesz odłożyć w czasie i nic się nie staniem, oznacz niskim priorytetem, np. zapisanie się na kurs języka obcego (czas bliżej nieokreślony).

Lista to do do druku


4. Nie dodawaj do swojej listy codziennych zadań celów długoterminowych
. Niepotrzebnie uczynią Twoją listę mniej czytelną i pozornie ją wydłużą. Cele miesięczne lub roczne możesz zapisać na tzw. mapach celów. Podziel swoje zadania na codzienne, tygodniowe i miesięczne, wpisując je na odpowiednie listy. Nie ograniczaj się do jednego szablonu.

Mapa celów miesięcznych


Każda minuta planowania pozwala zaoszczędzić nawet dziesięć minut na wykonaniu danego zadania! Efekt takiej listy jest niemal natychmiastowy. Można poczuć większą kontrolę nad swoim dotychczasowym życiem i ustabilizować je na wszystkich płaszczyznach. Dzięki listom rzeczy do zrobienia możesz zobaczyć, jak wygląda rozłożenie Twojej uwagi na życie prywatne i zawodowe i zbilansować je w razie potrzeby.

Mam nadzieję, że przekonałam Cię, jak ważnym narzędziem w planowaniu czasu jest szablon listy TO DO. A być może już od dawna używasz takiej listy? Podziel się swoją opinią w komentarzu 😉




Brak komentarzy