Nie wszyscy z nas urodzili się z darem do zapisywania wszystkiego, z zamiłowaniem do odhaczania wykonanych czynności na liście zadań czy do ogólnego prowadzenia statystyk. Ale kiedy potraktujemy samo planowanie jako nawyk, wszyscy mogą się tego nauczyć przy odrobinie systematyczności i własnych chęci.

Teraz popatrz na te porównania…

Czy dobry film ma szansę powstać bez scenariusza?

Nie sądzę.

Czy mecz w piłkę nożną może być rozegrany bez jakiejś ogólnej strategii?

Chociaż się nie znam, to wydaje mi się, że nie.

Czy operacja na otwartym sercu ma szansę powodzenia bez ustalenia kolejnych kroków?

No chyba też nie.

Mimo tej wiedzy, gdzie od lat wiemy, jakie znaczenie ma strategia działania, planowanie i określenie celów, nie wszyscy wprowadzają to tam, gdzie ma to dość duże znaczenie, czyli do naszego życia codziennego.

I tutaj wcale nie chodzi o to, aby biegać cały czas z kalendarzem czy planerem i notować każdą sekundę naszego życia, jak niektórym się wydaje. Oj nie. Nie można być niewolnikiem planowania. Ktoś powie, że planowanie ogranicza spontaniczność i swobodę życia? Co za głupota!

Planowanie ma dać nam poczucie spokoju w naszym codziennym życiu. Ma wyeliminować ogólny chaos i nadać życiu właściwy tor. Co najważniejsze, planowanie nie powinno zająć Ci więcej niż 10 minut dziennie! Czy to naprawdę dużo czasu, aby następnego dnia obudzić się z gotową listą zadań i nie zastanawiać się, co ze sobą zrobić?

Oczywiście... ile osób na świecie, tyle różnych sposobów. Są osoby, które twierdzą, że nie muszą nic zapisywać, bo wszystko mają w pamięci. Wszystko super, tylko po co? Po co zaprzątać sobie głowę np. terminem zapłaty rachunku za prąd czy inne media? Założę się, że osobom trzymającym to wszystko w pamięci nie raz zdarzyło się ten termin przegapić. Osobiście mam z 15 różnych rachunków do zapłacenia w skali miesiąca i nie wyobrażam sobie trzymać tego w pamięci. Chyba nie mogłabym w ogóle zasnąć w obawie, czy czegoś nie przegapiłam!

Kolejna sprawa. Ile razy zdarzyło Ci się zastanawiać, jak produktywnie wykorzystać jakiś wolny czas i w efekcie pojawiło się kilka dni pod rząd "nicnierobienia"? Takie dni, gdzie nie robię kompletnie nic też są potrzebne, to jasne - ale ja wiem, kiedy mogę sobie na nie pozwolić. Zwykle następują po dniach, gdzie mam dużo na głowie i pracuję na najwyższych obrotach. Wtedy taki odpoczynek jest wręcz wskazany, aby się zregenerować.

Bez względu na formę: czy to będą na początek samoprzylepne karteczki, lista zadań, podstawowy kalendarz czy dowolny zeszyt… nie ma znaczenia. Ważne, aby zacząć i nie czekać na lepsze czasy, kiedy spłynie na Ciebie motywacja i wtedy dopiero będzie można planować. 

Uważam, że bez działania nie ma motywacji. Co mnie osobiście napędza? Wasza aktywność pod moimi treściami, zadowolenie z mojej pracy - wtedy naprawdę dostaję kopa do działania. Ale bez wcześniejszego planu, nie ma nowych produktów ani nowych treści. Bez planowania ciężko mi się do czegoś zabrać.

Skoro planowanie być może nie płynie w Twojej krwi, ustal porę dnia, w której codziennie będziesz sięgać do Twoich notatek. Może to być na początek nawet 5 minut, ale o stałej godzinie. Polecam porę wieczorową. Wtedy możesz podsumować wykonane zadania z danego dnia i zaplanować harmonogram na kolejny dzień. Możesz też połączyć nowy nawyk planowania z innym Twoim nawykiem, który kojarzy Ci się raczej z przyjemnością, np. picie porannej kawy czy wieczorne oglądanie serialu - czy można w jednym czasie zerknąć do planera? Chyba można. Kolejny pomysł to wykorzystanie momentów w ciągu dnia, w których i tak nie możesz zrobić nic innego, jak czekanie w jakiejś kolejce lub jazda komunikacją miejską.

Jeśli sam kalendarz lub planer jest niewystarczający i mimo wszystko nie zaglądasz do niego, a w efekcie zapominasz o zadaniach - ustaw również przypomnienia w telefonie. Jeśli trudno Ci pamiętać o tym, by mieć planer zawsze przy sobie, sprawdź moje cyfrowe planery na urządzenia mobilne - dzięki temu planer możesz mieć zawsze tam, gdzie twój telefon lub tablet.

Nie przerywaj planowania w weekendy. Jeśli masz wtedy więcej czasu, zaplanuj swoją rozrywkę, czyli np. filmy, które obejrzysz, książki do przeczytania czy wycieczkę w konkretne miejsce.

Dobrą praktyką jest dzielenie dużych zadań i projektów na małe etapy. Staraj się, aby w ciągu dnia mieć tylko jeden większy cel i kilka mniejszych zadań, aby móc się skupić na tym, co najważniejsze. Pomyślisz sobie, że jedno główne zadanie dziennie to za mało? Ale zwróć uwagę na to, że w skali tygodnia to już 7 skończonych spraw, co daje poczucie satysfakcji i napędza do dalszego działania.

Kolejna rada - nie wypisuj wszystkiego, co przyjdzie Ci do głowy. Podejdź do planowania realistycznie względem czasu, który masz do wykorzystania w danym dniu. Ustawiaj zadania w ciągu dnia z podziałem na priorytety. Czy najpierw zapłacę rachunek za media, którego termin zapłaty mija dzisiaj, czy umyję podłogę? Oczywiście sprawy z określonym terminem mają pierwszeństwo. 

Jeśli mimo wszystko Twoje dni nie wyglądają tak, jak na liście zadań, nie poddawaj się. Może warto wtedy się zastanowić, co Cię rozprasza w realizacji Twoich zadań i postarać się to wyeliminować. Dostosuj swój plan indywidualnie tak, aby nie być przytłoczonym ilością zadań.

Czy ten dzień był dla mnie stresujący przez ilość zadań do zrobienia?

Czy czuję frustrację, kiedy nie mam czasu na moje plany?

Czy jakieś inne okoliczności poza moją determinacją nie pozwoliły mi na wykonanie planu?

Jeśli chociaż przy jednym pytaniu pojawiła się u Ciebie odpowiedź TAK, to znaczy, ze być może to nie jest czas na wielkie plany i za dużo od siebie wymagasz. Może trzeba przeczekać jakiś etap w Twoim życiu, aby w lepszych okolicznościach rozwinąć skrzydła bez uczucia frustracji i ciągłego rozdrażnienia. 

To był czas, kiedy ja w maksymalnym skupieniu wykonywałam większość swoich zadań związanych ze swoją pracą. Teraz tego czasu nie ma. Odpadło około 40-50 godzin miesięcznie. Na początku chodziłam wściekła i wszystko mnie denerwowało. Nie mam kiedy pracować - listy zadań się zapełniały. Co wtedy? Ustaliliśmy z mężem inny harmonogram dnia, gdzie przy większym natłoku zadań siadam do komputera wieczorami około 18-19. Zazwyczaj jednak pracuję głównie późnym wieczorem między 22 a czasami 2 w nocy. Nie jest to zdrowy tryb życia, doskonalone o tym wiem, ale nikt też nie obiecywał, że prowadzenie swojej firmy przy małym dziecku będzie proste. Czasami wstaję też wcześnie rano przed córką, ale nie zawsze się to udaje, kiedy w nocy siedzę do późna. 

Po co o tym wszystkim piszę? Żeby pokazać Ci, że kiedy w naszym życiu pojawia się nowa sytuacja, czasami niewielkie zmiany w organizacji potrafią dużo zdziałać i pojawiają się zupełnie nowe inne możliwości, nadal prowadzące do celu. Nie zawsze łatwe i przyjemne, ale sukcesy to zazwyczaj wyjście poza swoją strefę komfortu. Nikt nie wymaga dążenia do doskonałości w planowaniu. Rób to po swojemu, byle skutecznie.